ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 300,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ
ชื่อระบบที่ต้องการพัฒนา
|
แผนกที่เกี่ยวข้อง
|
งบประมาณในการพัฒนา
|
ระบบบัญชี
|
บัญชี/ขาย/จัดซื้อ/จัดส่ง/การคลัง/การผลิต
|
220,000
|
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
|
บัญชี/ขาย/จัดซื้อ/การคลัง/การผลิต
|
250,000
|
ระบบคลังสินค้า/การขาย
|
จัดส่งสินค้า/การคลังสินค้า
|
210,000
|
2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 3
ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ
รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ
รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2. ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว
เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ
ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3. ระบบคลังสินค้า/การขาย
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าใน
สต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได
เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และ
ทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา
ตรงตามความต้องการของลูกค้า
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว
พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ
เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด
ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์
ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด
จากตารางต่อไปนี้
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท
พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด
แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ
ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ
และผลประโยชน์ที่จะได้รับ
เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง
ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัท ยังไม่สามารถทำได้
ตารางเปรียบเทียบโครงการกับเลือกระบบที่เหมาะสม
วัตถุประสงค์ของบริษัท
|
ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
|
ระบบการจัดเก็บเอกสาร
|
ระบบคลังสินค้า/การขาย
|
เพิ่มยอดขายในแต่ละเดือนให้มากขึ้น
|
O
|
O
|
O
|
เพื่อให้สินค้าหรือผลิตภัณฑ์ของเราเป็นที่รู้จักมากที่สุด
|
O
|
-
|
O
|
เพื่อให้ลูกค้ายอมรับให้บริษัทของเรา
|
O
|
O
|
-
|
จากการพิจารณาระบบทั้ง 3 ระบบตามวัตถุประสงค์
ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์
และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท
การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท
และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
การเสนอแนวทางเลือก
ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท
เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว
และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ
งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ
มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น
3
ทางเลือก
1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ
ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางตั้งเลือกทั้ง 2 แนวทางในการจัดการระบบการสั่งสินค้า
|
|
หาชื่อซอฟต์แวร์ A
|
หาซื้อซอฟต์แวร์ B
|
||
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
|
|||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ
แค่ก็ไม่กระทบองค์กร
|
เงื่อนไข
|
|||
1
|
ต้นทุน / ค่าบำรุงรักษาระบบ
|
150,000
|
100,000
|
2
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกฝนอบรมการใช้งาน
7 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน
5 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อม
สอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์ หรือ อีเมลล์
|
|
4
|
ระยะเวลาทำระบบเสร็จ
|
45 วัน
|
30 วัน
|
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4
ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์
เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน
ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ทีมงานซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก ( คะแนนเต็ม 10 )
|
|
หาชื่อซอฟต์แวร์ A
|
หาซื้อซอฟต์แวร์ B
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 1
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 2
|
3
|
3
|
รวม
|
9
|
7
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
90%
|
70%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ
Software A มาใช้งาน
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางตั้งเลือกทั้ง 2 แนวทางในการจัดการระบบการสั่งจอง
|
|
หาชื่อซอฟต์แวร์ A
|
หาซื้อซอฟต์แวร์ B
|
||
ความต้องการที่คาดว่าได้รับ
|
|||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ
แค่ก็ไม่กระทบองค์กร
|
เงื่อนไข
|
|||
1
|
ต้นทุน / ค่าบำรุง รักษาระบบ
|
250,000
|
200,000
|
2
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกฝนอบรมการใช้งาน
5 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน
3 วัน
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อม
สอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์ หรือ อีเมลล์
|
|
4
|
ระยะเวลาทำระบบเสร็จ
|
2 เดือน
|
45 วัน
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4
ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50
เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์
เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน
ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ทีมงานซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการใช้น้ำหนัก ( คะแนนเต็ม 10 )
| |
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A
|
ว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ B
| |
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 1
|
3
|
2
|
โปรแกรมเมอร์ 2
|
3
|
3
|
รวม
|
9
|
7
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
90%
|
70%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบเงื่อนไขพิจารณา
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง
|
ความต้องการของระบบพัฒนาระบบงานบัญชี
|
||
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนด
คุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้เอง
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
นอกจากการปรับแต่งระบบได้ความต้องการของผู้ใช้งานแล้ว
ยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
|
เงื่อนไข
|
||
1
|
ต้นทุน
|
230,000
|
2
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
|
3
|
คู่มือประกอบการใช้งาน
|
จัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
|
4
|
ระยะเวลาทำระบบเสร็จ
|
6 เดือน
|
5
|
ขีดความสามารถของพนักงาน
|
ทีมงานทั้ง 3 คน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้
โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมและเพิ่มเติมได้เอง
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่
3
ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า
มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ
โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ
เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา
ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง
จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ
เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม
โดยมีรายละเอียดดังนี้
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก
โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร
โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขพิจารณา
|
แนวทางเลือกทั้ง 3
|
||
|
การจัดซื้อซอฟต์แวร์ สำเร็จรูป A
|
ว่าจ้างบริษัทจากบุคคลภายนอกพัฒนาระบบที่ A
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
||
|
ความต้องการของระบบ
|
||||
|
1
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ–รายจ่าย
และการสั่งซื้อสินค้า
|
ตรงตามข้อกำหนดในการพัฒนาระบบบัญชีรายรับ–รายจ่าย
และการสั่งซื้อสินค้า
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่จัดทำไว้
|
|
2
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ไม่มีผลกระ
ทบต่อโครงสร้าง
|
ปรับแต่งได้ไม่มีผลกระ
ทบต่อโครงสร้าง
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานแล้วยังได้ออกแบบระบบให้สามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้ด้วย
|
|
เงื่อนไข
|
||||
|
1
|
ต้นทุน /
ค่าบำรุงรักษาระบบ
|
200,000
|
250.000
|
230.000
|
|
2
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกฝนอบรมการใช้งาน
7 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกฝนอบรมการใช้งาน
5 วัน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
|
สามารถให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งานไปถึงการบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน
|
|
3
|
คู่มือประกอบ การใช้งาน
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อม
สอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์ หรือ อีเมลล์
|
มีคู่มือสำหรับผู้ใช้งานพร้อม
สอบถามปัญหาได้ทางโทรศัพท์ หรือ อีเมลล์
|
จัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
|
|
4
|
ระยะส่งมอบ
|
30 วัน
|
2 เดือน
|
6 เดือน
|
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว
ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท
พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง
คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการคลังในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา
วัตถุประสงค์
เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
และความสมัยใหม่ของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน
ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการคลัง
ของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ
พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1.เป็นระบบที่ต้องมีความแม่นยำในการทำงาน
2. ระบบที่มีความละเอียดแต่หาได้ง่าย
3. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
4. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา
5.
ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน และง่ายต่อการค้นหา
ปัญหาของระบบเดิม
1. ระบบมีการทำงานที่ซับซ้อน จึงยากต่อการตรวจสอบ
2. ข้อมูลของระบบมีการขาดหายไปบ้างในบางส่วน
3. บิลรายการสินค้าตรวจสอบได้ยาก
4. สินค้าตกหล่น สินค้ามาไม่ครบตามจำรวนที่สั่ง
5. เอกสารการเบิกจ่าย เงิน หรือ อุปกรณ์มีปัญหา
6. ข้อมูลของระบบมีจำนวนมากจึงยากต่อการค้นหา
7. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า
ความต้องการของระบบใหม่
1. มีการจัดระบบให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่ายมากขึ้น
2. มีจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ
ไม่เก็บข้อมูลขยะไว้เพื่อมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้มากขึ้น
3. มีการจับเก็บบิลสินค้ารายการต่างๆไว้อย่างดี
4. แยกสินค้าตามประเภทสินค้าเพื่อง่ายต่อการค้าหาและการเช็ค
5. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
1. ลดระยะเวลาในการทำงาน
2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
3. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา
7. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
8. ลดระยะเวลาในการทำงาน
แนวทางในการพัฒนา
ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7
ขั้นตอนดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7. การซ่อมบำรุงระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project
Identification and Selection )
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิมในเรื่องการเปลี่ยนแปลง
แก้ไขข้อมูล
หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดและความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท บริษัท Good Night จำกัดข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
1. ระบบบัญชี
2. ระบบการจัดเก็บเอกสาร
3. ระบบคลังสินค้า/การขาย
ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน
ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
1. เริ่มต้นทำโครงการศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน
เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ
2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้
3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 3
การวิเคราะห์
1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร
และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบพัสดุ
2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่
จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ หรือ
ผู้ทดสอบระบบ
3.
จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 4
การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน
ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ
ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล
โปรแกรมสำเร็จรูป
เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น
และมีความรวดเร็ว
ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม
เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้
หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย
หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
1. เขียนโปรแกรม
2. ทดสอบโปรแกรม
3. ติดตั้งระบบ
4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 7
การซ่อมบำรุงระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ
เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้วเราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบการคลัง
มีดังต่อไปนี้
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย
คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์
จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ
รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย
LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง
3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 10 เครื่อง
4. อุปกรณ์ต่อพวง 10 ชุด
(ตามความเหมาะสม)
|
ทรัพยากร
|
จำนวน
|
|
บุคลากรคอมพิวเตอร์ที่มีความรู้ในการเขียนโปรแกรม
|
|
|
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
|
3 คน
|
|
โปรแกรมเมอร์
|
4 คน
|
|
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
|
|
|
เครื่องแม่ข่าย
Server
|
1 เครื่อง
|
|
เครื่องลูกข่าย
|
25 เครื่อง
|
|
เครื่องพิมพ์
|
10 เครื่อง
|
|
อุปกรณ์ต่อพ่วง
|
10 ขุด (ตามความเหมาะสม)
|
ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย
คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์
จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์
ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ
รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
ประมาณการใช้งบประมาณ
ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ 120,000 บาท
ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน
75,000 บาท
ค่าบำรุงรักษาระบบ 35,000
บาท
รวม 230,000
บาท
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย
ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่เดือน กรกฎาคม – ธันวาคม 2557
ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนา
ระบบรายรับ-รายจ่าย ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา
ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม
เพื่อแก้ปัญหาจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้
ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว
1.
ออกสังเกตการณ์
บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์
คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการสังเกตการณ์
สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
1. การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
4. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและ สูญหายได้
5. ยากต่อการหาข้อมูล
6. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
1.
ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
2. สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย
และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
4.
สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 4
แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ
อธิบาย Dataflow Diagram
Level 0
จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process
ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่(System Requirement
Structuring)
อธิบาย Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบรายรับ-รายจ่าย
ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้
โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า
พนักงาน แหล่งสินค้า ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบรายรับ-รายจ่ายนี้ทำอะไรได้บ้าง
และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ
ได้ดังนี้
แผนกบัญชี
1. ต้องการรับทราบยอดขายในแต่ละเดือน
2. ต้องการข้อมูลใบเสร็จรับเงิน
3. ส่งข้อมูลเบิกจ่ายของแผนกให้กับระบบ
4. ระบบจะส่งรายงานใบเสร็จรับเงินทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
5. ระบบจะส่งรายงานรายรับ-รายจ่ายทั้งหมดให้กับแผนกบัญชี
6. ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกบัญชีกลับมา
แผนกบุคคล
1. ต้องการใบเสร็จงานเดือนของบุคลากน
2. ระบบจะส่งรายงานเงินเดือนของบุคลากร
แผนกการคลัง/จัดซื้อ
1. จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
2. จะส่งข้อมูลการเบิกจ่ายในแผนกให้กับระบบ
3. ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกการคลัง
4. ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายกลับมาให้กับแผนกจัดซื้อสินค้า
แผนกการขาย
1.
แผนกการขายจะส่งข้อมูลใบเสร็จรับเงิน,ข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนและข้อมูลรายจ่ายในแผนกให้กับระบบ
2.
ระบบจะส่งรายงานยอดขายทั้งหมดกลับมาให้แผนกขาย
3.
ระบบจะส่งรายการเบิกจ่ายของแผนกขายกลับมา
ขั้นตอนที่ 5
การออกแบบ User Interface
หน้าเข้าสู่ระบบ ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก ชื่อผู้ใช้งาน และ รหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้
เมื่อกรอก ชื่อผู้ใช้งาน
และ รหัสผ่าน เรียบร้อยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องว่า ชื่อผู้ใช้งาน และ รหัสผ่าน นี่มีอยู่จริงหรือไม่
กรณีถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบและให้เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง
เมื่อกรอก ชื่อผู้ใช้งาน และ รหัสผ่าน เรียบร้อย
ระบบตรวจสอบว่า ชื่อผู้ใช้งาน และ รหัสผ่าน นี่มีอยู่จริง
ผู้ใช้จะเข้าสู่หน้าหลักและผู้ใช้ให้เลือกระบบการทำงานมี 3 ระบบคือ
1. ระบบบัญชีรายได้
2. ระบบบัญชีรายจ่าย
3. ออกจากระบบ
เมื่อผู้ใช้ไม่ต้องการใช้งานแล้วให้กดที่ออกจากโปรแกรมระบบจะทำการออกจากระบบให้และแจ้งให้กับผู้ใช้ว่า
ออกจากระบบเรียบร้อยแล้ว
ระบบบัญชีรายรับจะจัดการข้อมูลรายรับทั้งหมดประกอบด้วย
วันที่บันทึกข้อมูล
เลขที่ใบเสร็จรับเงิน
ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการรายรับ แผนกและจำนวนเงิน
- ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
-
ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
-
ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
-
สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
-
หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
-
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ
ระบบบัญชีรายจ่าย จะจัดการข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดประกอบด้วย
วันที่บันทึกข้อมูล
เลขที่ใบเสร็จจ่ายเงิน
ชื่อผู้บันทึก
ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการจ่าย
แผนกและจำนวนเงิน
-
ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
-
ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
-
ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบข้อมูล
-
สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
-
ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดู
-
หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
-
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ
ขั้นตอนที่ 6
การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ
เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น
โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่
1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล
ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน
2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า
บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ
3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า
เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น
และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง
ขั้นตอนที่ 7
ซ่อมบำรุง
การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว